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Cómo escribir un correo electrónico


Para escribir correctamente un correo electrónico, basta con seguir unas normas básicas:

Asegúrate de que estás escribiendo a la persona correcta y de que tu correo llegará a  quienes debe llegar.

Verifica siempre que has escrito bien la dirección en el campo correspondiente y que cuando quieres dirigir el correo a varias personas,  usas el botón “Responder a todos”.

No envíes mensajes masivos ni mensajes en cadena. No interesa que todos sepan tus contactos ni les tiene por qué interesar el mensaje que les envías. Si el mensaje va a dirigido a muchos remitentes que no se conocen entre sí, es mejor usar “la copia oculta”.

Nunca escribas nada en un correo electrónico que no pondrías en una postal, internet no es seguro.

Escribe correctamente.

Si no hay confianza con la persona a la que escribes, utiliza los saludos y despedidas convencionales como “Estimado sr.”,  “Un saludo cordial”, “Saludos” y formas similares, que son impersonales pero educadas. Recuerda hacer una pequeña presentación si la persona a la que escribes no te conoce o añade al final del mensaje una línea con información de contacto.

La “firma” es importante, y se recomienda que sea como máximo de cuatro o cinco líneas.

Tampoco hay que ser excesivamente formal, ya que el texto también lo requerirá y será más complejo.

Sé breve escribiendo sólo lo necesario para que sea más sencillo de leer y no sea muy largo y difícil de entender.

Escribe en el “Asunto“ el tema a tratar de forma concisa, para que el receptor del mensaje pueda catalogarlo por prioridad o interés.

Evita el pedir confirmación de lectura, ya que se considera de “mala educación”, ya que dudas de la responsabilidad del receptor.

Revisa la ortografía y gramática antes de enviar el mensaje.

Tampoco es buena idea los mensajes de “gracias o cuídate” una vez terminada la conversación, ya que no ahorran tiempo.

Utiliza el formato básico para que el mensaje no ocupe más de lo necesario ni envíes ficheros adjuntos que no estén en modo texto “txt”. Si el archivo es de gran tamaño, debes avisar al destinario, porque puede ser difícil su recepción.

Nunca se escribe en Mayúsculas ni para enfatizar, porque equivale a “gritar”. Si quieres remarcar algo, usa “la negrita” o guiones bajos _ para subrayar.

Si lo que deseas es compartir un vídeo o una presentación, añade el enlace donde se encuentra en lugar de descargar y enviar.

Si hay confianza, puedes usar Emoticonos para dar entonación, pero sin excederte.

Nunca se escribe en Mayúsculas ni para enfatizar, porque equivale a “gritar”. Si quieres remarcar algo, usa “la negrita” o guiones bajos _ para subrayar.

Usa los signos de puntuación que necesites, para que no haya malentendidos y no amontones los párrafos para que se entienda mejor el texto incluso si es necesario, deja líneas en blanco. Dale formato al texto con “cursivas, sangrías”, según lo que quieras transmitir.

Borra el contenido del correo a la persona que respondes.

Es mejor eliminar las partes a las que no nos vamos a referir, así como adjuntos innecesarios y listas largas de direcciones que no necesitamos incluir. A veces es necesario dejar una parte del mensaje original que consideremos relevante para que el receptor pueda situar el contexto del mensaje sin ser demasiado largo.

Correos publicitarios no deseados.

Si quieres hacer publicidad de un negocio o enviar alguna dirección, no lo hagas sin haber consultado antes a la persona que se lo envías.

Si quieres darte a conocer, es mejor que en la firma, pongas un enlace para que visiten tu página y todos los enlaces a las principales redes sociales que utilizas.

Todos estos temas son interesantes que los tengan muy presentes cuando escribes un correo electrónico. No los olvides.

Escrito por Nuria Diago Blasco el 30-06-2014
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